Dokumentasi SMK3

Dokumentasi SMK3 dipeukan ldalam menerapkan sistem manajemen K3/SMK3 maupun OHSAS 18001, dokumen tersebut terdiri dari beberapa jenis.

1. Manual SMK3 : adalah dokumen level satu dalam SMK3 yang berisi mengenai pokok pokok persyaratan SMK3/ OHSAS 18001 dan bagaimana Perusahaan dapat memenuhi persyaratan tersebut.
2. Prosedur K3 : adalah dokumen level 2 yang berisi petunjuk melakukan aktivitas / proses yang terkait dengan K3 di Perusahaan
3. Instruksi Kerja K3 : dokumen level 3 ini berisi mengenai petunjuk teknis untuk melakukan pekerjaan terkait dengan SMK3.
4. Form / Record : adalah contoh laporan/ formulir yang harus dijalankan pada saat melakukan kegiatan.
5. Kebijakan K3 dan sasaran K3: Komitment dan target dalam menjalankan SMK3 pada Perusahaan.

Bentuk Dokumentasi SMK3

dengan kemajuan teknologi sekarang ini, Bentuk dokumentasi bisa dalam bentuk hard file ataupun softfile, tergantung bagaimana tingkat kesiapan perusahaan itu sendiri, karena  untuk sekarang ini, banyak perusahaan telah menggunakan sistem edoc (electronic document) karena selain menghemat banyak sekali kertas kerja, juga lebih mudah dalam melakukan pengarsipan yang relative tidak memakan banyak tempat.

 

Pengendalian Dokumen SMK3

Setiap dokumen pada sistem manajemen K3, harus dikendalikan dan dimonitor agar jangan sampai satu bagian yang membutuhkan Dokumen Prosedur/Instruksi Kerja, dll tidak terdistribusi dengan baik.

Pengengendalian Dokumen ini mulai dari Penomoran Dokumen, Pengesahan Dokumen, Distribusi dan Pemusnahannya, kesemuanya itu akan diatur dalam prosedur pengendalian dokumen K3.

Penomoran dokumen : Penomoran dokumen bisa menggunakan kode tertentu yang ditentukan oleh perusahaan, misalnya dapat menggunakan kode departemen dan nomor urut, bisa juga dengan menggunaka nomor sesuai klausal SMK3 untuk lebih memudahkan pada saat audit internal maupun eksternal.

Pengesahan dokumen : pengesahan dokumen dengan penandatanganan prosedur atau instruksi kerja yang sudah disepakati, penandatangan ini dilakukan oleh pihak pihak yang sudah ditentukan yang terdapat pada prosedur pengendalian dokumen.

Distribusi Dokumenn: Distribusi dokumen menggunakan daftar distribusi / bukti distribusi dokumen, sebagai bukti bahwa dokumen tersebut telah didistribusikan ke bagian yang berhak menerimanya,

Penarikan dan Pemusnahan Dokumen : penarikan dilakukan untuk dokumen yang sudah di revisi (kedaluarsa), agar tidak terjadi kesalahan pemakaian prosedur., setelah ditarik dokumen bisa dimusnahkan dengan Berita Acara Pemusnahan Dokumen.

Demikian sedikit penjelasan mengenai Pengendalian Dokumen SMK3/OHSAS 18001,

Semoga bermanfaat ..

Apabila Perusahaan anda membutuhkan Pelatihan Dokumentasi SMK3 silahkan menghubungi kami HP/SMS/WA : 0812 10 9 10 329

email : budi_wibowo_bb@yahoo.com